Kirjoittaja: Ville Nordlund, asiantuntija Uudenmaan TE-toimisto
“Viisaus ei asu meissä,” julistaa Toni Wirtanen Apulannan biisissä.
Väitteestä voidaan olla montaa mieltä. Vajavaisuuksistamme emme kuitenkaan koskaan päässe täysin eroon. Olemme ihmisiä, niinpä emme siihen pysty.
Jos Apulanta olisikin tehnyt viisauden sijaan laulun kiireestä, viesti voisi olla toinen.
Syypään näemme, kun avaamme kamerat Teams-kokouksessa. Kiire juontaa juurensa meistä, jokainen kantaa siitä vastuun.
Kokoaikakiire ei ole millään kriteeristöllä tavoiteltava asiaintila. Kuitenkin se on ilmiö, joka ei katoa sormia napsauttamalla.
Omassa työssäni TE-toimiston aulapalveluissa kiire kolkuttaa ovella aamusta alkaen. Aulassa päivittäinen työmäärä käy ilmi hyvin konkreettisesti: Kun asiakas Qmaticilla (vuoronumerolaite) piipahtaa, hän jonon jatkoksi vilahtaa.
Etävuorossa työjonot näyttäytyvät esimerkiksi käsiteltävinä ilmoittautumisina tai kontaktoitavina velvoitetyöllistettävinä.
Organisaatiomme asiantuntijatyössä jonot voivat ilmetä myös toisella tapaa. Lomakepinkkojen ja palveltavien asiakkaiden ohella meitä työllistävät esimerkiksi erilaiset to do -listat, Teams- ja lähikokousten sarjat sekä muut hoidettavat asiat.
Ihmisiä asioineen tai asioita ihmisineen, yksi seikka on varma: jonossa joutuu odottamaan. Odottavan aika on pitkä, ja kun aika kuluu, se kutsuu kiirettä kylään.
Paremman työelämän nimissä meidän olisi tärkeää löytää rakentava tapa suhtautua kiireeseen. Ongelmaan on olemassa, jos ei helppo niin ainakin yksinkertainen, ratkaisu: kolmen T:n malli, jonka avainsanat ovat:
1. Tunnista
2. Tiedosta
3. Tee
Ärsyke, reaktio ja tyhjä tila
“Ärsykkeen ja reaktion välissä on tyhjä tila. Siinä tilassa valitsemme, miten vastaamme ärsykkeeseen. Ja tuo valinta sisältää kasvun ja vapauden.”
Tämä lainaus yhdistetään tavallisesti itävaltaiseen neurologiin ja psykiatriin Viktor Frankliin (1905–1997). Juutalaistaustainen Frankl kärsi toisen maailmansodan vuosina natsien masinoimien vainojen seuraukset lohduttomissa keskitysleirioloissa.
Koetulla kärsimyksellä oli kuitenkin merkittävä rooli siinä, että Franklin ajattelu sitkaistui päivä päivältä resilientimmäksi. Maanpäällisen helvetin koettelemukset johdattivat hänet oivallukseen: Kun kohtaamme vaikeuksia, ensisijaisia eivät ole niinkään asiat sinänsä vaan tapa, jolla niihin suhtaudumme.
Työelämämme on pullollaan erilaisia ärsykkeitä, jotka laukaisevat meissä erilaisia reaktioita – muun muassa jatkuvaa kiireen tuntua ja siitä johtuvaa käyttäytymistä.
Franklin yhtälössä mielenkiintoisin muuttuja on “tyhjä tila”: pohtiva, tietoinen ajattelumme, jonka puoleen kääntyminen pitää sisällään “kasvun ja vapauden”.
Tyhjään tilaan pääsemisen ehtona on kyky pysähtyä. Pysähtyneenä meillä on mahdollisuus valita, “miten vastaamme ärsykkeeseen”, esimerkiksi aikapaineeseen ja kiireen ilmapiiriin. Valintaamme taas kytkeytyy kasvamisen ja vapautumisen lupaus.
Voisiko vapaus merkitä emansipaatiota myös kiireen pakkovallasta? Palaamme Frankliin ja hänen ajatukseensa vielä tuonnempana!
Millä nyt on niin kiire?
Ensimmäinen askel kiireen kanssa menestymiseen on se, että kykenemme erottamaan olennaisen epäolennaisesta. Tällaisen priorisoinnin merkitys on ratkaisevan tärkeä toimintaympäristössämme vallitsevan aikapaineen kannalta.
Käytännössä priorisointi merkitsee sitä, että asetamme asiat tärkeysjärjestykseen, joka heijastelee yhtäältä niiden merkitystä, toisaalta ajallista akuuttiutta.
Kun operoimme kiireen kanssa, meille on hyödyllistä pysähtyä välillä ajattelemaan sen luonnetta.
Meissä kehkeytyvä kiireen tuntu saattaa toki syntyä ihan aiheesta. Monesti on kuitenkin toisin.
Koemme todentuntuista kiirettä jostain sellaisesta, mistä meidän ei oikeastaan kannattaisi. Milloin sitten on oikeasti kiire ja milloin ei?
Kun pitää poistua palavasta rakennuksesta, on kiire.
Kun autamme onnettomuuden uhreja, on kiire.
Kun puutumme rikokseen, on kiire.
Jos kiireemme sen sijaan on sitä, että yritämme epätoivoisesti suorittaa liian pitkää tehtävälistaa liian lyhyessä ajassa, se ei ole kiirettä vaan ”kiirettä”.
Keinotekoista, ei aitoa.
Sama tilanteessa, jossa harteillemme kaadetaan koko ajan painavampia työkuormia – kuitenkin niin, että väki vähenee, mutta pidot eivät parane.
Mestarikoripallovalmentaja John Woodenin (1910–2010) sanotaan todenneen: “Ole nopea mutta älä koskaan kiirehdi.”
Kun kyse on ihmishengistä, meidän täytyy toimia viivyttelemättä. Silloin ei reflektoida, silloin tehdään.
Jos meillä sitä vastoin on aikaa päivitellä kahvihuoneessa ikuista, päättymätöntä kokoaikakiirettämme, kyse on melko varmasti jostain muusta kuin todellisesta kiireestä.
Mitä luultavimmin puhumme tällöin päälleliimatusta hoppuilusta. Pahimmillaan se johtaa keskittymiskyvyttömään häsläämiseen ja hätäilyyn, josta ei seuraa mitään hyvää.
Hallinnan kolmikantaa
Sen lisäksi, että tunnistamme oikean kiireen, rakentava suhtautuminen kiireeseen edellyttää sitä, että tiedostamme pelikenttämme rajat.
Kolmen T:n mallin toisella portaalla kysytään kykyä hahmottaa oma toimijuutemme osana itseämme suurempaa kokonaisuutta.
Aalto-yliopiston työelämäprofessori Lauri Järvilehto esittelee kirjassaan Mestariajattelijan työkalut (Tammi 2023) hallinnan kolmikanta -nimisen ajattelutekniikan.
Tekniikka perustuu professori William P. Irvinen kehittämään menetelmään, ja sen tarkoituksena on – stoalaiseen filosofiaan tukeutuen – auttaa meitä hahmottamaan paremmin omaa toimivaltaamme.
Hallinnan kolmikannan perusajatuksena on jakaa asiat kolmeen kategoriaan sen mukaan, voimmeko:
1. hallita tai
2. vaikuttaa niihin, vaiko
3. emme.
Hallinnan kolmikantaa voi soveltaa muun muassa kiireestä koituvan stressin käsittelyyn.
On paljon tilanteita, joissa voimme hallita tehtävälistaamme ja aikatauluttaa sen sisällön itsellemme sopivaksi.
Toisaalta työpäiviimme mahtuu monesti paljon sellaista, jota voimme hallita ja johon voimme vaikuttaa vain omasta puolestamme.
Kun tiedostamme itsestämme riippumattoman systeemisen kiireen, sen kyky käskyttää meitä heikkenee.
Kun toimimme työyhteisömme jäseninä, itsestämme riippumattomat keskeytykset ja aikataulumuutokset ovat luonnollinen, jopa oletusarvoinen osa työpäiväämme.
Asioihin, jotka eivät riipu meistä itsestämme, emme voi vaikuttaa. Ne täytyy vaan hyväksyä.
Kun hyväksymme, että emme juuri voi vaikuttaa siihen, miten esimerkiksi talouden nousu- ja laskusuhdanteet heijastuvat viikoittaiseen työmääräämme, tulemme siitä tietoisiksi.
Kun tiedostamme itsestämme riippumattoman systeemisen kiireen, sen kyky käskyttää meitä heikkenee.
Viktor Franklin mukaan ärsykkeen ja reaktion välisessä tyhjässä tilassa meidän on mahdollista valita kasvun tie.
Kun kiire ei enää pakkotahdita työtämme, syntyy valtatyhjiö. Se, mitä tulee tilalle, meidän on mahdollista valita.
Esimerkiksi vapaus – sekä kiireen ylivallasta että toimia arvojemme suuntaisesti.
Toimi vaikka on kiire – ja koska on
Olemme päätyneet pisteeseen, josta ei ole paluuta. Kiire on ja pysyy, suhtauduimme me siihen miten tahansa.
Tarkoittaako tämä nyt sitten sitä, että stressi, jonka alituinen aikapaine on harteillemme sysännyt, jää jatkossakin painamaan kivireppuna selkäämme?
Kiire voi näyttäytyä meille kuormana. Toisaalta sen voi nähdä myös käyttövoimana.
Jotta tämä olisi mahdollista, meidän tulee rohjeta ja kyetä valjastamaan siinä piilevä jännite voimavaraksemme.
Ylen Tiedeykkönen-radio-ohjelmassa haastateltiin hiljattain stressiasiantuntija Laura Sokkaa. Hänen mukaansa kokemamme stressi merkitsee sitä, että olemme tekemisissä itsellemme tärkeiden asioiden kanssa.
Stressaamisemme on siis merkki siitä, että lähestymme omia arvojamme.
Sokka toteaa, että sekä lyhyt- että pitkäkestoisen stressin kannalta välttämätön askel on hyväksyminen: stressillä voi olla sekä hyviä että huonoja seurauksia.
Omalla suhtautumistavallamme on Sokan mukaan tärkeä rooli siinä, millaiseksi kokemuksemme stressistä muodostuu.
Eli mitä päätämme tehdä Viktor Franklin tyhjässä tilassa sen jälkeen, kun olemme kokeneet ärsykkeen, ja ennen kuin reagoimme.
Kun olemme stressaantuneita, olemme virittäytyneitä keskittyneeseen tekemiseen. Vaikka stressi tuntuu ikävältä, sen perimmäinen tarkoitus on pikemminkin boostata kuin sabotoida toimintaamme.
Kokemamme stressin ei ole tarkoitus suistaa meitä railoon vaan pompauttaa meidät Lauri Markkasen tavoin donkkaamaan tykimmin.
Stressinhallinnassa on kyse taidoista, joissa voimme kehittyä.
Laura Sokka toteaa, että tapamme suhtautua stressiin vaikuttaa neljällä eri osa-alueella eli huomiomme, motivaatiomme, stressituntemustemme sekä lopulta fysiologiamme suunnalla.
Näiden mekanismien kautta stressisuhteemme heijastuu paitsi päivittäiseen tekemiseemme myös terveytemme ja kokonaishyvinvointimme tasoon.
Sokan mukaan avainasemassa on stressin lähestyminen hiukan eri suunnasta. Tämä avaa meille ovia sen hyödyntämiseen ja siten tasonnostoon.
Mestarivalmentaja Curt Lindströmiin viitaten siis jo “lite bättre” saattaa vaikuttaa ratkaisevasti siihen, miten kykenemme hyödyntämään kiireestä koituvan stressin jännitteistä käyttövoimaa.
Mielestäni meistä jokaisin olisi tärkeää pohtia, millä tavoin kokemuksemme stressistä – oli kyse sitten aikapaineen aiheuttamasta olotilasta tai jostain muusta – voisi osaltaan auttaa meitä menemään – Timo Jutilaa lainatakseni – joukkueena “eteenpäin”.
Stressinhallinnassa on kyse taidoista, joissa voimme kehittyä. Eteenpäin menemisen mahdollisuus on läsnä etenkin silloin, kun emme voi omavaltaisesti juurikaan vaikuttaa työkuormaamme ja siihen käytettävissä olevaan aikaan.
Kiireen valjastaminen työelämämme käyttövoimaksi on mahdollista meille kaikille. Jotta tämä voisi tulla todeksi, meidän pitää pystyä pysähtymään tyhjään tilaan, josta Viktor Frankl meille puhui.
Työkaluksemme tyhjään tilaan voimme ottaa mukaan seuraavan kolmen T:n mallin kiireen ylivallan selättämiseksi:
1. Tunnista tilanteet, joissa kiire on todellista eikä tehtyä.
2. Tiedosta oma hallinta- ja vaikutusvaltasi osana isompaa kokonaisuutta.
3. Tee parhaasi kiireestä huolimatta sekä etenkin sen ansiosta.
Kolmen T:n mallin myötä olen omassa tehtävässäni huomannut, että esimerkiksi aulan asiakaspalvelutyössä todellinen kiire on hyvin poikkeuksellista.
Aulassa emme voi vaikuttaa siihen, kuinka monta asiakasta päivän aikana tulee. Sen sijaan voimme vaikuttaa muun muassa siihen, että palvelemme jokaisen asiakkaamme alusta loppuun niin, että hänen asiansa tulee hoidetuksi viivyttelemättä kerralla kuntoon.
Kun on kiire, se stressaa. Silloin tiedän, että olen itselleni tärkeiden asioiden, arvojeni, äärellä.
Tiedostan, että stressireaktion tarkoituksena on tehostaa eikä heikentää suorituskykyäni. Tämän ansiosta minun on helpompi heittäytyä arkiseen flow-tilaan ja luottaa, että saan itsestäni irti juuri nyt sen parhaan mahdollisen.
Mitä luulet, voisiko kolmen T:n malli sopia myös Sinun työkalupakkiisi?