Kategoriat
työelämä työmarkkinat työnantajat

Yhdessä ohjautuva tiimi syö standardit aamupalaksi

Ihmiset tekevät hyvää työtä, kun heille antaa siihen mahdollisuuden. Ja kukapa muu olisikaan oman työnsä paras asiantuntija, jos ei työntekijä itse. Siksi yhdessä ohjautuva tiimi voi saada aikaan jotain, mihin ylhäältä manageroitu ryhmä ei helposti pysty. Pitkälle pääsee, kun antaa mahdollisuuden, tukee onnistumisessa ja luottaa. Liityin muutama kuukausi sitten yhdessä ohjautuvaan tiimiin ja nyt kerron, mitä kohtasin.

Kirjoittaja: Esa Hukkanen, Uudenmaan TE-toimisto, yritys- ja rekrytointipalvelujen asiantuntija

En tiedä tarkalleen, mitä esihenkilöni tekee työkseen. Tai hänen esihenkilönsä. Tai edes sitä, kuinka monta kerrosta esi- ja muita ”näkymättömiä” henkilöitä yläpuolellani on. Eikä minun ehkä tarvitsekaan. Riittää, että esihenkilöt tekevät omilla toimillaan omien tiimiläistensä työskentelystä ja onnistumisesta mahdollista.

Aloitin tänä syksynä yritys- ja rekrytointipalvelujen asiantuntijana Uudenmaan TE-toimistossa ja huomioni kiinnitti heti siellä täällä näkynyt termi: yhdessä ohjautuminen.

Kukaan ei kertonut siitä. Se vain oli.

Oivalsin toki, että se on jonkinlaista yhteisöllistä itseohjautumista, mutta vasta arki osoitti, mitä se käytännössä tarkoitti.

Perinteinen töiden aloitus ja yhdessä ohjautuva perehdytys

Ensimmäisenä työpäivänäni tapasin tiimini esihenkilön, joka kertoi yleisiä asioita työskentelystä, antoi työvälineet ja avaimet, esitteli tutorini ja kaikkea sellaista. Aloin asennella laitteitani ja määritellä asetuksia itselleni sopiviksi.

Hiljalleen tapasin myös muita tiimiläisiäni, joista osa laittoi tervehdysviestinkin. Tunsin oloni tervetulleeksi tiimiin – enkä pelkästään vain siksi, että lisäkäsille oli tarvetta.

Esihenkilöni katosi pian arjestani lähes huomaamatta ja hänen tilalleen tulivat tutorit ja muut tiiminjäsenet. Esihenkilöni oli toki aina tavoitettavissa ja sain häneltäkin vastauksia kysymyksiini sopivan nopeasti.

Varsinaisesta perehdytyksestä vastasivat kuitenkin tiimiläiseni – yhdessä ohjautuen. Jokainen opetti työskentelyä omia vahvuuksiaan ja osaamistaan hyödyntäen. Yksi oli mestari monialaisessa yhteispalvelussa, toinen opasti omaehtoisen opiskelun saloihin.

Tiimiltä vaadittava osaaminen on niin laajaa, ettei kukaan voi hallita sitä kaikkea täydellisesti. Jokainen on kerryttänyt osaamistaan eri keinoin ja mahdollisista puutteissa tiimin osaamisessa puhutaan jatkuvasti yhdessä.

Ihmiset haluavat tehdä hyvää työtä

”Ulkoa päin suunniteltu prosessi on aina vain kalpea imitaatio siitä, mihin sitoutuneet ja asiaansa uskovat ihmiset itse pääsisivät”, kirjoittaa työyhteisövalmentaja Marika Tammeaid TE-toimiston henkilöstölle pitämässään esityksessä yhdessä ohjautumisesta. Tämä kuvaa aika hyvin kokemustani.

Suosittelen lukemaan lauseen muutamaan kertaan. Vielä kerran ja yhdesti vielä. Siinä tiivistyy ydin, joka ”vanhan liiton” rakenteissa on pielessä. Siltä varalta, että se ei käy Tammeaidin lainauksesta riittävän selvästi ilmi, tässä rautalankaversio:

Ihmiset tekevät hyvää työtä, kun heille antaa siihen mahdollisuuden.

Avainteemoja tässä ovat luottamus ja mahdollistaminen. Ja juuri tässä estradille astuu esihenkilö, jonka työtä on luottaa alaisiinsa ja antaa heille avaimet onnistumiseen. Tämä työ ei aina ole näkyvää, mutta se on sitäkin tärkeämpää.

Yksilöllisyyttä vai standardeja?

”Perinteisessä organisaatiossa käytetään valtavasti aikaa ja energiaa standardisointiin, valvontaan ja raportointiin – ajatuksena on edistää tuottavuutta ja hyvin luistavia prosesseja”, Tammeaid jatkaa.

Standardisointi. Juuri sitä odotin työltäni TE-toimiston asiantuntijana. Ajatusta, että jokainen asiakas saa saman palvelun huolimatta siitä, kuka häntä palvelee. Ja niin he toki saavatkin niiltä osin kuin yhdenvertainen kohtelu edellyttää.

Yhdessä ohjautumisen mahdollistamat yksilölliset toimintatavat viittaavat arjen työskentelyn ja asiakkaan kohtaamisen tapoihin. Asiantuntijan oma elämänkokemus ja tausta saa näkyä siinä, miten asiakas kohdataan.

Työttömyysturvaa koskevat lausunnot ja muu työn virkavastuullinen osuus tehdään kaikille asiakkaille samoilla ehdoilla sekä perusteluilla lakien ja harkinnanvaraisuuden keskellä tasapainoillen.

Minulle esiteltiinkin kattava työttömyysturvamanuaali, jossa jokaiseen mahdolliseen tilanteeseen on toimintaohjeet, standardit. Kun selasin sitä ensimmäisen kerran, mieleeni palasivat työttömyysajaltani keskustelut oman TE-asiantuntijani kanssa. Näen mielessäni, kuinka hän selaa manuaalista vastauksia kysymyksiini.

Kuitenkaan tilanne ei ole näin yksiselitteinen eikä manuaaleista löydy millintarkkaa ohjeistusta valtion virkahenkilönä toimimiseen. Perehdytyksessäni jokainen kollegani on opettanut tekemään samoja asioita hieman eri tavalla, painottamaan eri seikkoja, huomioimaan sitä tai huomioimaan tätä.

Olen kirjoittanut saamieni ohjeiden pohjalta OneNoteen toimintaohjeita itselleni, ja niin on ilmeisesti tehnyt jokainen muukin TE-toimiston asiantuntija.

Ihminen ihmiselle

Tunsin tekeväni jokseenkin turhaa työtä rakentaessani edellä mainittua OneNote-ohjetiedostoa itselleni. Virastossa työskentelee sadoittain ihmisiä samankaltaisilla toimenkuvilla, joten miksi jokainen tekee itselleen omat ohjeensa?

Vastaus tähänkin löytyy Tammeaidin materiaaleista: ”Usein [standardisoinnin] tuloksena kuitenkin on haaskattua energiaa, ihmisten oman aloitekyvyn hiipumista, kokonaiskuvan hämärtymistä, osaoptimoinnin kasvua ja merkityksellisyyden tunteen katoamista.”

Luova, tilanteen mukaan muotoutuva perehdyttäminen sekä työsuhteen alussa tehdyt ponnistukset oman ohjekirjan kasaamiseen rakentavat vankan pohjan pitkäkestoiselle menestymiselle.

Omien käytäntöjeni luominen tekee minusta yksilöllisen asiantuntijan. Se tuo inhimillisyyttä kasvottomaan organisaatioon ja asiakas saa yksilöllistä palvelua.

Ohjatusta ohjautuvaan

Yhdessä ohjautuvassa tiimissä saan osallistua niin sanotun ryhmän kaksoistavoitteen toteuttamiseen.

Nämä kaksi tavoitettahan ovat varsinaisen työn tekeminen sekä tiimin ja oman toiminnan mahdollistaminen ja kehittäminen. Varsinkin tähän jälkimmäiseen yhdessä ohjautuva toimintatapa antaa valtavasti vapautta ja voimaa.

Olen aiemmassa työssäni esihenkilönä toimiessani antanut tiimiläisten vastata itse uusien työntekijöiden perehdyttämisestä. En kuitenkaan silloin osannut nimetä sitä yhdessä ohjautumiseksi.

Nyt oma kokemukseni yhdessä ohjautuvasta perehdytyksestä ja tiimistä on vahvistanut mielipidettäni, jonka Tammeaid niin hienosti ylempänä kuvasi ja joka ansaitsee tulla toistetuksi vielä kerran: ”Ulkoa päin suunniteltu prosessi on aina vain kalpea imitaatio siitä, mihin sitoutuneet ja asiaansa uskovat ihmiset itse pääsisivät”.

Vapaampi itsenäinen työnteon kulttuuri tekee asiantuntijasta paremman työntekijän, kun hän pystyy rakentamaan itselleen ja tiimilleen toimintatapoja, jotka tukevat onnistumista. Ja paremmat onnistumiset ovat myös organisaation etu.

Asiakkaat eivät ole standardisoituja – miksi virkailijan pitäisi?

PS Mitä luulet: Onko tällainen yhdessä ohjautuva organisaatio syntynyt itsestään hiljalleen kehittyvän toiminnan seurauksena, vai onko se rakennettu suunnitelmallisesti?